销售团队在深入挖掘商机并为客户提供具体的报价后，一旦与客户达成共识，双方即可签署销售合同。成功签署销售合同不仅意味着交易的正式确立，更代表着双方将开始履行合同所规定的各项义务。一般来说，销售合同不仅涉及产品或服务的供应，还涵盖了支付条款、交货期限、质量保证以及售后服务要求等多个方面。
图 销售合同是销售业务流程中的关键一环
销售合同的重要性不言而喻，而合同管理则是一项相当复杂的任务。目前，许多企业可能会使用Excel等办公软件、OA/ERP等信息系统来处理合同事宜，但这些系统通常只是将合同管理作为一个小模块，其功能相对单一。从合同的起草、审批、签订，到履约、归档和统计，合同管理涉及众多业务节点和角色，如果没有一套完善的合同管理系统，企业管理人员将会面临诸多困扰和风险。
销售合同管理存在的困难：
1、合同数量庞大且类型多样，难以统一管理
企业内部往往会有大量销售合同，不同类型的合同还规定了不同的执行要求，单纯依靠Excel或简单的合同管理模块难以兼顾各项需求。特别是大型企业，销售人员众多，各自负责的客户信息和合同记录难以统一整理并及时更新，导致合同结算和回款情况混乱，领导层无法全面了解合同进展，管理难度极大。
2、合同变更难控制，内容比对困难
在传统的合同起草过程中，销售人员通常需要手动填入合同信息，文件审核也完全依赖人工，当合同存在多个版本时，内容比对非常困难，修改记录难以追溯，无法进行有效审查和监督。
3、订单执行/交付项目与合同脱节
传统的合同管理与订单管理、项目管理通常是相互分离的，当销售人员创建订单时，无法充分获取和应用销售合同中的关键信息，如价格、折扣、支付方式、履约期限等，需要人工查阅和计算，大大降低了工作效率。还可能会导致订单与合同之间存在不一致，影响交易的顺利进行。如果合同还涉及交付项目的立项和验收，整个管理和协同过程将变得更加繁琐和复杂。
4、合同履约状态难以跟踪
在传统模式下，合同管理和履约管理有可能是相互独立的，合同执行相关数据分散在销售、仓库、采购、财务等多个系统中，需要各个部门的相关人员同步汇报数据，耗费大量时间和资源，还无法保证数据是否真实有效，也增加了后续对账和开票的工作量。
此外，在涉及阶段性付款或回款的合同中，若继续采用传统的Excel来记录合同信息，可能导致数据更新滞后、付款期限不明确，以及缺乏关键节点的预警机制，对企业催款回款和资金管理产生不利影响。
爱敏捷CRM：销售合同全生命周期管理
爱敏捷CRM系统实现了销售合同的全生命周期的管理，包括合同签订前的创建、审批，合同签订中期的执行、进度跟踪，以及后期的结算收款、归档、查询、统计分析等，最大程度确保合同管理的透明性、合规性、安全性。
图 爱敏捷CRM—销售合同管理主流程
1、统一管理多种类型的合同
在爱敏捷CRM系统中，销售合同可以来自商机转化、报价单、投标结果或手动创建，例如，当商机成功转化为实际的销售机会时，可以直接创建销售合同，自动填充客户资料、合同金额、合同日期、合同行等必要信息，加速合同的推进和处理速度。
图 爱敏捷CRM—基于商机创建合同
CRM系统支持创建多种类型的合同，包括单次合同/框架合同、在线合同/离线合同等，支持创建按标的验收和按阶段验收的合同，满足不同交易需求。
例如，对于一次性或小规模交易，可以创建单次合同，当需要长期、频繁交易时，可以采用框架合同；对于工程建设、软件产品开发等需要逐步完成和验证的项目时，还可以采用按阶段验收的合同。
图 爱敏捷CRM—支持多种合同类型
2、多版本管理，合同合规性更有保障
销售人员在CRM系统中通过商机转为销售合同，或者在线创建电子合同，自动流转给相关负责人进行审批，审批状态随时可查，确保工作流程的畅通。当一份合同有多个版本时，支持版本比对，快速识别内容差异。
图 爱敏捷CRM—合同版本差异显示
系统还会自动提醒合同的关键节点，如合同审批、合同超额、合同到期等，全方位保证合同执行过程中的合规性。
图 爱敏捷CRM—合同到期提醒
3、自动关联销售订单、交付项目
CRM系统中，对于单次合同，可以直接基于合同发货和开票；对于框架合同，可以基于合同创建销售订单，自动适配合同条款约定，数据自动关联。例如，系统可以根据合同中的阶梯价格约定，自动计算出当前订单的价格，减少人工计算和确认价格的工作量。
图 爱敏捷CRM—基于框架合同创建销售订单
此外，对于解决方案提供商，如果有交付项目管理需求，可以基于销售合同直接创建立项申请单，立项申请单审批通过后，系统自动创建交付项目，简化项目启动过程。
图 爱敏捷CRM—从销售合同创建交付项目
4、合同执行进度一目了然
通过CRM系统，管理人员可以随时监控与合同关联的销售订单、交付项目、收款单等，也可以对合同进行变更、关闭、冻结、更改负责人等操作，便于跟踪合同的执行进度，及时调整合同状态以满足客户要求。
图 爱敏捷CRM—合同执行过程管理
图 爱敏捷CRM—按阶段验收的合同管理
对于已经在执行中的合同，有约定之外的扣款或额外费用产生时，无需对合同进行变更，可根据需要直接创建索赔单或补款单。对账和付款时，与合同相关的订单、收发货、费用等信息会自动汇总，免除手工统计。
图 爱敏捷CRM—合同结算明细自动汇聚
系统自动统计和更新合同的已付总金额、未付总金额、开票金额、预付款金额等，管理人员可以随时查看，省时省力，准确无误。
图 爱敏捷CRM—合同金额自动统计
5、合同安全性高效维护
CRM系统具备强大的权限管理功能，可以根据不同的部门和角色设置访问、修改和分享销售合同的权限。确保只有经过授权的人员才能对合同数据进行相应的操作，有效降低数据泄露和篡改风险。
图 爱敏捷CRM—无权限访问合同提醒
同时，所有合同及附件都会以电子形式存储在系统中，实现合同管理的规范化和标准化。系统还具备详尽的日志功能，能够清晰地记录下谁在何时创建、修改或关闭了合同，最大程度保障合同信息的安全性。
图 爱敏捷CRM—合同操作日志记录
6、支持与客户在线协同
在离线模式下，销售员需要将合同打印出来，经过逐级签字、盖章等流程，再通过邮寄或传真方式发送给客户确认，这一过程耗时较长，影响交易效率。如果采购方也是爱敏捷平台的注册用户，就可以在其SRM系统中创建在线采购合同并通过平台发送，企业在CRM系统中对合同进行确认，实现线上的合同传递与后续的协作，提高整体效率。
图 爱敏捷平台—采供双方进行在线合同协作
CRM系统作为销售合同管理的得力助手，能够提供从合同创建、审批、签署到执行、结算收款的全方位服务。选择爱敏捷CRM系统，您将能够实现更高效、安全、可靠的销售合同全生命周期管理，提升企业的运营效率和客户满意度。
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